Áo thun ngày nay được xem như một món đồ sử dụng hằng ngày không thể thiếu của mọi nhà. Bởi sự đơn giản, thanh lịch, dễ phối đồ và rất tiện lợi. Không chỉ thế, áo thun đồng phục còn góp phần không nhỏ vào quá trình xây dựng hình ảnh doanh nghiệp, giúp tạo ra động lực và sự gắn kết trong tổ chức. Song, hiện nay rất nhiều doanh nghiệp sản xuất nhỏ lẻ, không có quy trình sản xuất rõ ràng nên các vấn đề về chất lượng, tiến độ và tính thời trang, thẩm mỹ của sản phẩm vẫn còn là điều đáng lo ngại. Nên qua bài viết này, chúng tôi muốn giới thiệu một cách rõ nét hơn về quy trình sản xuất, các bước thực hiện cụ thể để quý khách hàng, đối tác hiểu rõ về từng công đoạn góp phần tạo nên những sản phẩm áo thun tại Áo Động Lực.

     Quy trình sản xuất này đã được chúng tôi áp dụng vào cuối những năm 2016 cho đến nay. Với hiệu quả mang lại được tính bằng các con số vô cùng tuyệt vời. Tỷ lệ lỗi, rủi ro trong quá trình sản xuất chỉ còn 0.3%. Các đơn hàng in hỏa tốc giao trong 8 tiếng làm việc và in nhanh 24h giao trong 24 giờ làm việc đạt kết quả 100% trước thời hạn. Các đơn hàng sản xuất tiêu chuẩn đạt điểm chất lượng 99.8% theo đánh giá khách hàng và thời gian sản xuất trước 30% kỳ vọng khách hàng. Ngoài ra, ở các đơn hàng được khảo sát, chúng tôi còn nhận thấy rằng việc tạo ra một sản phẩm có quy trình rõ ràng, bộ máy sản xuất nhân sự được phân bổ hợp lý, các thông tin chuyền tải nhanh sẽ mang lại hiệu quả rất cao và giảm thiểu rủi ro một cách tối đa.

     Quy trình này, chỉ mô phỏng một cách tổng quan nhất chưa bao gồm chi tiết về các ứng dụng công nghệ, phân luồng thông tin và điều phối nhân sự tự động trong đơn hàng để đạt hiệu quả cao nhất. Vì chúng tôi xem đó như một năng lực cạnh tranh, một thứ tài sản quan trọng của mình. Nên một số hình ảnh và thông tin phần mềm, nội dung sẽ được chắt lọc bớt để bảo mật các tài sản vô hình này. Và hãy cùng chúng tôi tìm hiểu kỹ hơn về quy trình thực hiện một đơn hàng từ những bước đầu tiên nhé!

I. XÁC ĐỊNH NHU CẦU KHÁCH HÀNG

     Với mỗi khách hàng đến với Áo Động Lực, họ sẽ có những câu chuyện khác nhau của riêng mình. Nhân viên tư vấn sẽ hỗ trợ khách hàng đóng gói các nội dung thông tin cần thiết. Nhằm đưa ra những giải pháp cụ thể, rõ ràng và đạt hiệu quả cao nhất khi triển khai thực hiện sản xuất sản phẩm.

     Các bước khảo sát thông tin sẽ bao gồm:

• Lắng nghe ý tưởng và dự định của khách hàng
• Tổng hợp các mong muốn về chất liệu, kiểu dáng, màu sắc,….
• Thiết lập ngân sách và thời gian dự kiến cho sản phẩm
• Xác định nhu cầu người sử dụng sản phẩm trực tiếp(sử dụng trong văn phòng, sử dụng ở công trường,….)
• Mục đích sử dụng sản phẩm(quà tặng, đồng phục, sự kiện,…)

II. ĐƯA RA TIÊU CHUẨN CHO SẢN PHẨM

1. Tiêu Chuẩn Về Ngân Sách

     Ngân sách là một trong số những yếu tố quan trọng trong quá trình lựa chọn những nguyên phụ liệu, mẫu áo phù hợp. Nhưng nó vẫn chưa phải là yếu tố quan trọng nhất để giúp một sản phẩm trở nên phù hợp với người mua hàng, doanh nghiệp. Vì yếu tố quan trọng nhất nằm ở việc sản phẩm họ đầu tư có thực sự đúng nhu cầu hay không? Đã rất nhiều khách hàng nghĩ, một sản phẩm mắc tiền thì mới có độ bền tốt, mới có thể mang ở công trường, ở những môi trường có điều kiện sử dụng khắc nhiệt. Nhưng thực sự, chi phí được quyết định bởi rất nhiều yếu tố có thể nằm ở sự khan hiếm của loại vải, yếu tố hữu cơ trong nguyên liệu, hoặc đặc thù 1 phần nguyên phụ liệu phải nhập khẩu số lượng ít mà không có sẵn. Thì những yếu tố này sẽ góp phần tạo nên chi phí tổng thể của sản phẩm. Trong khi, có những sản phẩm có độ bền 7 đến 10 năm sử dụng thì chi phí lại bằng phân nửa hoặc một phần nhỏ của các sản phẩm mang tính thời trang chỉ có độ bền 1 vài năm.

     Và trên, cũng là lý do vì sao chúng ta cần phải hiểu rõ nhu cầu thực sự của khách hàng và để khách hàng cũng hiểu rõ năng lực sản xuất của doanh nghiệp. Như vậy cả khách hàng và nhà sản xuất đều có thể dễ dàng tạo nên những giải pháp tốt và phù hợp nhất cho sản phẩm. Song việc chi phí sản phẩm còn phụ thuộc khá nhiều vào năng lực sản xuất của doanh nghiệp. Ở thị trường đa phần các công ty đồng phục, khi có đơn hàng thì mới tìm nguyên phụ liệu phù hợp và mua theo số lượng đơn hàng cần. Điều này có thể làm gia tăng rủi ro về đơn hàng trong màu sắc, kết cấu vải và sự ổn định nguyên phụ liệu cũng như chi phí đầu vào sản phẩm.

     Bởi lý do đó, tại Áo Động Lực có kho hàng lớn chứa đầy đủ các nguyên phụ liệu cần thiết để sản xuất sản phẩm, vừa đảm bảo chi phí là tốt nhất, chất lượng đồng đều nhất vì toàn bộ vải đều nhuộm chung 1 lần và có cân màu đầy đủ, ngoài ra có thể bốc ra và may luôn sản phẩm trong thời gian nhanh nhất có thể. Một phần tạo nên năng lực cạnh tranh đó là nằm ở việc các sản phẩm đồng phục áo thun chỉ là một trong số nhiều sản phẩm khác mà Áo Động Lực cung cấp ra thị trường. Trong đó có áo thun trơn với kho hàng hơn 200.000 sản phẩm, xuất đi hơn 5000 sản phẩm sĩ áo thun mỗi ngày và còn các đơn gia công sản xuất số lượng lớn cho các xưởng, các đơn vị liên ngành khác. Nên về chi phí sản xuất tối ưu, tại mô hình sản xuất của Áo Động Lực luôn mang lại sản phẩm có mức giá thành cạnh tranh nhất, hoặc với cùng một mức giá nhưng chất lượng sẽ cao hơn các đơn vị khác sản xuất.

    Ngoài ra, doanh nghiệp hay cá nhân cũng cần chú ý về mức ngân sách sản phẩm để nhằm đạt hiệu quả cao trong quá trình sử dụng. Vì không phải khách hàng nào cũng đặt áo thun để làm đồng phục, mà họ có thể kinh doanh trên các sàn thương mại điện tử, làm các chiến dịch khuyến mãi khuyến mại, làm quà tặng cho các khách hàng của công ty. Nên nếu quý khách còn lưỡng lự, hãy mô tả rõ ràng nhu cầu, chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ giúp khách hàng hoạch định đưa ra từng giải pháp tốt nhất,

2. Tiêu Chuẩn Về Chất Lượng

    Chất lượng là yếu tố thực sự quan trọng trong sản phẩm. Song chúng ta cần có cách nhìn rõ ràng hơn về các gạch đầu dòng nằm trong hạng mục chất lượng. Vì với mỗi đơn hàng, khách hàng có những ưu tiên khác nhau có những người muốn sản phẩm đạt độ bền tốt nhất, có những người muốn sản phẩm được làm bằng sợi hữu cơ và độ bền vài năm là đủ, cũng có những khách hàng đặc thù họ muốn một số phần trên áo được thiết kế riêng để thoát nhiệt nhanh nhất trong quá trình hoạt động mạnh như phần nách, phần bả lưng,… Thì với mỗi yêu cầu cụ thể, định hướng của hai từ chất lượng lại được điều chỉnh một cách phù hợp nhất. Vừa cân đối được việc nằm trong khoảng chi phí khách hàng mong muốn, vừa đảm bảo được đơn hàng có tính khả thi khi triển khai, và cũng phải cân đối được về thời gian khách hàng mong muốn nhận được sản phẩm.

3. Tiêu Chuẩn Về Thời Gian – Tiến Độ

     Như các bạn đã biết, áo thun là một trong số những sản phẩm được ứng dụng rộng rãi đặc biệt trong những sự kiện lớn của tổ chức, doanh nghiệp. Thường với các khách hàng đặt áo thun sự kiện, hoặc sản phẩm đồng phục công ty cho các dịp được định trước theo kế hoạch thì họ đã luôn có hạn định rõ ràng cho việc triển khai và sử dụng áo thun. Song các khách hàng cần chú ý nếu thời gian còn nhiều hãy đặt áo sớm để có trước ít nhất hai ngày, sẽ tiện cho việc phân phát và kiểm đếm lại sản phẩm. Còn với những sản phẩm phát sinh nhu cầu gấp cần trong khoảng thời gian một vài ngày, thì nên chọn các sản phẩm áo thun trơn may sẵn sau đó in hoặc thêu lên vừa đảm bảo được sản phẩm đẹp, chi phí tốt và tiến độ sản xuất nhanh.

III. LIỆT KÊ GIẢI PHÁP PHÙ HỢP

    Với các tiêu chuẩn cụ thể được đưa ra, sẽ tương ứng với các giải pháp để đáp ứng được các tiêu chuẩn đó, hay nói cách khác là đáp ứng được nhu cầu thực sự của khách hàng. Đội ngũ Áo Động Lực luôn sẵn sàng lắng nghe, cùng khách hàng triển khai ý tưởng một cách cụ thể, thực tế nhằm đạt được những hiệu quả cao nhất thông qua các bước sau:

1. Liệt kê các giải pháp phù hợp để triển khai sản phẩm(với thế mạnh là một nhà sản xuất, có đầy đủ các nguyên phụ liệu, máy móc, con người để tạo nên những sản phẩm tuyệt với nhất. Song, việc chúng ta cần làm là ứng dụng mọi nguồn lực để tạo nên giá trị thực sự cho sản phẩm. Liệt kê hết các phương án tốt nhất cho các tiêu chuẩn đã được khách hàng đưa ra)
2. Phân tích rõ ràng ưu nhược điểm cụ thể của từng giải pháp(không có điều gì là hoàn hảo hay tuyệt đối, thứ chúng ta cần là hiểu rõ những điều chúng ta làm có phù hợp với nhu cầu thực tế của khách hàng, giúp họ ứng dụng được sản phẩm một cách hiệu quả hay không. Nên mọi ưu nhược điểm của từng phương án phải được nêu ra rõ ràng)
3. Lượng hóa các rủi ro(nếu có) cho từng giải pháp(Vd: phương án này phải chờ nguyên liệu nhập khẩu, phương án kia phải thực hiện in khớp sườn, tỉ lệ sai lệch sẽ phải được lượng hóa trước,…..)
4. Mở rộng hướng điều chỉnh thiết kế và tối ưu sản phẩm(trong sản xuất, việc tối ưu rất quan trọng, có những đơn hàng chỉ cần giảm tổng kích thước hình in xuống 0.5cm thì đã giảm được phân nửa chi phí do quá khổ vật liệu in,….) Nên việc tối ưu thiết kế để mang đến một giải pháp toàn diện nhất có thể là điều cần thiết.

IV. LỰA CHỌN GIẢI PHÁP TỐT NHẤT

     Sau khi đã liệt kê đầy đủ các giải pháp phù hợp nhất với các tiêu chuẩn, tiêu chí mà khách hàng đưa ra. Thì đội ngũ tư vấn viên tại Áo Động Lực sẽ xác nhận lại cụ thể các giải pháp đó cho khách hàng nhằm chọn ra một phương án tối ưu nhất.

     Để làm rõ được phương án tối ưu đã lựa chọn, nhân viên tư vấn gởi thêm các mẫu thực tế bằng hình ảnh cho khách hàng dễ hình dung. Gởi thêm màu vải, các chi tiết nguyên phụ liệu. Sau đó sẽ tiến hành lên thiết kế một cách chi tiết, đầy đủ và cụ thể nhất

     Sau khi khách hàng duyệt mẫu thiết kế đầy đủ. Đội ngũ kỹ thuật sẽ tiến hành test trước về màu sắc, chi tiết,… hoặc một số các vấn đề khác nằm trong rủi ro sản phẩm để nắm chắc tình hình. Nếu rủi ro đó kiểm soát được, và vẫn đi đúng theo kế hoạch ban đầu thì sẽ tiến hành các bước tiếp theo. Còn nếu đối chiếu với thiết kế và các yêu cầu của khách hàng thấy sai lệch thì cần thảo luận lại ngay với khách hàng để tìm giải pháp tốt hơn.

    Sau khi đã chắc chắn về sản phẩm và có mẫu thiết kế đã được duyệt chính thức bởi khách hàng. Tư vấn viên sẽ gởi hợp đồng, hướng dẫn đặt cọc, gởi file thiết kế ở định dạng vector để khách hàng lưu(vì hệ thống lưu trữ thông tin sẽ được lưu song song 2 bên để đối chiếu sản phẩm khi hoàn thiện)

V. THỰC HIỆN SẢN XUẤT – KIỂM TRA VÀ ĐÁNH GIÁ

     Khi đã chốt hết mọi thông tin với khách hàng bao gồm mẫu thiết kế, chất liệu, nguyên phụ liệu và các thông tin khác về hợp đồng pháp lý, đặt cọc và thời gian giao nhận đầy đủ. Thì đơn hàng sẽ được tải lên phần mềm quản lý để tiến hành triển khai. Các thông tin sẽ được đẩy về từng bộ phận để tiến hành cùng lúc, phần mềm cho phép báo các đơn hàng mới và phân bổ lịch trình công việc về từng cá nhân và từng chuyền sản xuất cụ thể.

     Đây cũng chính là sự khác biệt rất lớn trong quá trình sản xuất sản phẩm mà Áo Động Lực luôn tự tin có thể giúp sản phẩm giảm thiểu tối đa các rủi ro, đảm bảo hoàn thành trước tiến độ và đáp ứng chất lượng cao nhất. Vì mọi thông tin đều rất rõ ràng, công việc được phân bổ hợp lý và không chồng chéo. Trong khi ở bên ngoài rất nhiều doanh nghiệp khác đang triển khai sản phẩm một cách mập mờ, không có quy trình, thông tin được chuyền qua nhiều người không rõ ràng, dẫn tới việc rủi ro về sản phẩm là rất cao và thời gian không được tối ưu một cách tốt nhất.

     Các bước được thực hiện lần lượt theo như trong phần mềm quản lý sẽ bao gồm:
1. Tiếp nhận đơn hàng(tiếp nhận các thông tin đầy đủ nhất về đơn hàng)

2. Hoàn thiện mẫu thiết kế(ngoài mẫu demo tổng quan, nhân viên thiết kế phải tách file và chuyển về đúng định dạng in ấn hoặc thêu phù hợp, đính kèm theo file trong đơn hàng để kỹ thuật in và kỹ thuật thêu nhận file và tiến hành xử lý tiếp)

3. Điều phối đơn hàng(tại mục này quản lý sẽ phân bổ các công việc đồng thời giữa các bộ phận tùy theo đơn hàng, vd đơn hàng in trên thân vải sẽ khác, in trên vải rồi mới cắt sẽ khác hoặc in sau thành phẩm sẽ khác,…)

4. Thực hiện sản xuất(đây là quá trình hoàn thiện sản phẩm một cách cơ bản bao gồm đầy đủ các công đoạn từ may, in, thêu, dệt đến là ủi, bấm chỉ, khuy nút,…)

5. Đóng gói và vận chuyển(tại đây các đơn hàng được chuyển về nhân viên cần kiểm tra kỹ trước, sau đó sẽ đóng gói và báo với tư vấn viên hoàn tất đơn hàng)

6. Bàn giao sản phẩm về văn phòng, chờ giao hoàn tất đơn hàng.

=> Bài viết cụ thể về quy trình may áo thun

    Các thông tin được phân luồng rõ ràng, chi tiết tạo nên sự đồng bộ tối đa nhất cho sản phẩm, tối ưu thời gian và chi phí một cách tối đa. Điều đó đã được minh chứng qua hàng ngàn đơn hàng được Áo Động Lực sản xuất với dịch vụ in hỏa tốc và in nhanh 24h trong nhiều năm qua.

    Bên cạnh sự linh hoạt về thông tin, các kỹ thuật in, thợ may, chuyền trưởng,… và các bộ phận liên quan khác cần phải tiến hành kiểm tra trước mỗi khâu khi đến phần việc của họ. Và quản lý sẽ thường xuyên kiểm tra và đánh giá bằng việc quan sát hoạt động thực tế và hình ảnh cập nhật từ các bộ phận lên phần mềm quản lý.

    Với quy trình chuyên nghiệp, chúng tôi vẫn luôn tin rằng mình sẽ luôn tạo ra những giá trị tuyệt vời ngoài mong đợi cho các khách hàng và đối tác của mình.

VI. ĐÓNG GÓI VÀ BÀN GIAO SẢN PHẨM.

     Trước khi đóng gói, nhân sự sẽ kiểm tra lại và đối chiếu lần cuối sản phẩm với mẫu thiết kế để chắc chắn rằng mọi thông tin về đơn hàng là đúng yêu cầu của khách. Sau đó sẽ tiến hành đóng gói. 

     Với các đơn hàng trên 30 cái thì thường sẽ được đói bằng túi HD mờ có kèm theo thẻ hướng dẫn sử dụng cụ thể cho sản phẩm trong mỗi áo. Các sản phẩm được cột chung 10 cái mỗi cục cùng size để tiện cho việc kiểm đếm của khách hàng.

     Với các đơn hàng số lượng ít hơn 30 cái, có thể đóng hộp. Có kèm theo thẻ hướng dẫn sử dụng và thẻ khuyến mãi có ép kim màu vàng. Mỗi sản phẩm trước khi đóng gói đều được xịt khử khuẩn và sấy qua đèn khử trùng UV để đảm bảo an toàn tuyệt đối cho khách hàng